Odobravanje projektnih troškova u udruzi: tko potpisuje što i kako to dokazati donatoru

Objavljeno 22. 9. 2026.

Kad udruga provodi projekt financiran od ministarstva, grada, fondacije ili iz fondova EU, svaki trošak mora proći dva ispita. Prvi je interni: je li trošak opravdan i je li ga odobrila osoba koja za to ima ovlast. Drugi dolazi kasnije, pri pravdanju troškova projekta, kad donator traži dokaz da je interni ispit doista obavljen. Ovaj vodič opisuje kako postaviti odobravanje tako da taj dokaz postoji od prvog dana.

Zašto donatori pitaju tko je što odobrio

Donator ne financira udrugu općenito, nego konkretne aktivnosti iz odobrenog proračuna. Zato pri pravdanju ne gleda samo račun, nego i put koji je račun prošao: je li trošak predviđen proračunom, je li nastao u razdoblju provedbe, je li plaćen i je li ga odobrila ovlaštena osoba. Ako na računu nema traga odobrenja, trošak se može smatrati neprihvatljivim, čak i kad je sam izdatak bio potpuno opravdan.

Uloge u odobravanju

Nazivi funkcija razlikuju se od udruge do udruge, ali se u odobravanju projektnog troška u pravilu pojavljuju iste uloge.

Voditelj projekta

Najbolje zna što je projektu potrebno. Potvrđuje da je roba ili usluga isporučena, da trošak pripada projektu i da je u okviru odobrene proračunske stavke. To je odobrenje troška.

Osoba ovlaštena za zastupanje ili raspolaganje sredstvima

Predsjednik ili predsjednica udruge, izvršni direktor ili druga osoba kojoj statut ili interni akt daju tu ovlast. Odobrava isplatu, odnosno potvrđuje da se račun smije platiti s računa udruge.

Računovodstvo

Interno ili vanjski knjigovodstveni servis. Knjiži račun, provodi plaćanje prema odobrenju i vodi poslovne knjige. Računovodstvo ne bi trebalo samo odlučivati o tome je li trošak opravdan, nego to dobiti kao gotovu informaciju.

Kad je udruga mala

U maloj udruzi ista osoba ponekad ima dvije uloge. To nije nužno problem, ali tada je još važnije da je svaki korak zapisan s imenom i datumom, a gdje god je moguće, da u odobrenje isplate bude uključena druga osoba.

Tko potpisuje što

Kako izgleda sam postupak provjere računa, opisano je u vodiču likvidacija računa.

Kako to dokazati donatoru

Točan popis dokaza uvijek je u ugovoru o financiranju ili uputama donatora i vrijedi ga pročitati prije prvog troška, a ne pri pisanju izvještaja. U praksi se najčešće traže:

• račun, s oznakom projekta i izvora financiranja;
• dokaz o plaćanju, najčešće bankovni izvod;
• ugovor, narudžbenica ili ponuda na temelju koje je trošak nastao;
• dokaz da je roba ili usluga isporučena za potrebe projekta, na primjer primka, zapisnik ili popis sudionika;
• trag odobrenja: tko je odobrio trošak, tko isplatu i kada.

Oznaka projekta na računu

Kad udruga vodi više projekata, oznaka projekta i donatora na svakom računu smanjuje rizik da se isti trošak prikaže dvaput. Najjednostavnije je da oznaku nosi likvidaturni pečat, zajedno s urudžbenim brojem.

Trag odobrenja

Potpisi na ispisanim i skeniranim računima pokazuju da je netko potpisao, ali rijetko i kada. Elektronički zapis rješava oba pitanja. U Likvidiraju imenovane osobe zasebno odobravaju trošak i isplatu, svako odobrenje bilježi se s imenom i vremenom, a revizijski zapis može se izvesti u PDF ili CSV i priložiti uz ostalu dokumentaciju.

Postupak korak po korak

1. Račun se zaprima i dobiva urudžbeni broj.
2. Račun se označava projektom i donatorom.
3. Voditelj projekta odobrava trošak.
4. Osoba ovlaštena za raspolaganje sredstvima odobrava isplatu.
5. Računovodstvo knjiži i plaća račun te čuva dokaz o plaćanju.
6. Pri pravdanju se uz račun prilažu dokaz o plaćanju, prateća dokumentacija i trag odobrenja.

Česte zamke pri pravdanju troškova projekta

• Trošak je nastao prije početka ili nakon završetka razdoblja provedbe.
• Trošak nije predviđen proračunom ili prelazi iznos proračunske stavke.
• Nedostaje dokaz o plaćanju ili je plaćanje obavljeno s pogrešnog računa.
• Račun je odobrila osoba koja za to nema ovlast.
• Potpisi su dodani naknadno, neposredno prije izvještaja, pa se redoslijed ne može potvrditi.

Ugovore s dobavljačima i izvještaje donatoru udruge sve češće potpisuju elektronički. Koji potpis je za koji dokument dovoljan, pročitajte u vodiču interni ili kvalificirani elektronički potpis. Cijene paketa prema broju dokumenata i projekata navedene su na stranici cijene.