Interni elektronički potpis ili kvalificirani e-potpis: što je udruzi dovoljno?

Objavljeno 22. 9. 2026.

Udruge potpisuju mnogo dokumenata: odobrenja troškova, ugovore s dobavljačima i suradnicima, izvještaje donatorima, zapisnike. Kad ti dokumenti postoje samo kao PDF, postavlja se pitanje koji elektronički potpis je dovoljan. Kratak odgovor: za interne odluke u pravilu je dovoljan interni elektronički potpis, a kvalificirani potpis treba kad ga traži propis ili druga strana. Duži odgovor slijedi.

Razine elektroničkog potpisa

Elektronički potpis u Europskoj uniji uređuje Uredba eIDAS, koja se izravno primjenjuje i u Hrvatskoj. Ona razlikuje tri razine.

Elektronički potpis

Najšira kategorija: podaci u elektroničkom obliku koje potpisnik koristi za potpisivanje. Tu pripada i potpis unutar aplikacije u koju se potpisnik prijavio, pa i skenirani potpis umetnut u dokument.

Napredni elektronički potpis

Potpis koji je jedinstveno povezan s potpisnikom, omogućuje njegovu identifikaciju, izrađen je podacima pod njegovom kontrolom i povezan je s dokumentom tako da se svaka naknadna promjena može otkriti.

Kvalificirani elektronički potpis

Napredni potpis izrađen kvalificiranim sredstvom za izradu potpisa i temeljen na kvalificiranom certifikatu, koji izdaje kvalificirani pružatelj usluga povjerenja. Samo za ovu razinu Uredba izričito propisuje da ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis, u svim državama članicama.

Što je interni elektronički potpis

Interni potpis je potpis koji organizacija koristi unutar svojeg sustava: osoba se prijavi, pregleda dokument i potpiše ga, a sustav zapiše tko je i kada potpisao. Takav potpis nije kvalificirani. Uredba ipak postavlja važno načelo: elektroničkom potpisu ne može se osporiti pravni učinak niti dopuštenost kao dokaza samo zato što je u elektroničkom obliku ili zato što nije kvalificiran. Koliko će vrijediti kao dokaz, ovisi o tome koliko se pouzdano može utvrditi tko je potpisao i je li dokument poslije mijenjan.

Likvidiraj nudi upravo takav interni elektronički potpis: ugovore, izvještaje i druge PDF dokumente možete potpisivati u pregledniku, ali to nije kvalificirani elektronički potpis.

Kada je interni potpis dovoljan

• Odobrenje troška i isplate u okviru likvidacije računa, jer je to interni kontrolni korak.
• Interni dokumenti: potvrde o preuzimanju, interni izvještaji, radni dokumenti projektnog tima.
• Dokumenti prema vanjskoj strani koja je unaprijed pristala na takav način potpisivanja.

Za odobravanje projektnih troškova interni potpis ima i praktičnu prednost: odobrenje se veže uz konkretnu osobu i vrijeme, što je upravo ono što donator želi vidjeti. Više o tome u vodiču odobravanje projektnih troškova u udruzi.

Kada treba kvalificirani potpis

• Kad propis za određeni dokument traži vlastoručni potpis ili kvalificirani elektronički potpis.
• Kad ga izričito traži druga strana, na primjer donator, javno tijelo ili banka.
• Kad je vjerojatno da će se o dokumentu voditi spor pa je važno da potpis ima najveću dokaznu snagu.

Kvalificirani certifikat izdaju kvalificirani pružatelji usluga povjerenja, a njihov popis vodi se na europskoj listi pouzdanih pružatelja. Prije nabave provjerite koje oblike potpisa prihvaća tijelo ili donator kojem dokument šaljete.

Kako odlučiti: tri pitanja

1. Traži li propis ili ugovor za ovaj dokument određeni oblik potpisa?
2. Je li dokument namijenjen samo organizaciji ili ide trećoj strani, i što ta strana prihvaća?
3. Koliko bi bilo štetno kad bi netko kasnije osporio tko je dokument potpisao?

Ako je na prva dva pitanja odgovor "ne traži" i "samo za nas", interni potpis je u pravilu dovoljan. Ako druga strana traži kvalificirani potpis, koristite ga, bez obzira na to kako potpisujete interne dokumente.

Zapišite pravilo

Najviše nesporazuma nastaje kad nitko ne zna koji se dokumenti potpisuju kako. Kratko pravilo u internom aktu, primjerice da se odobrenja troškova i interni dokumenti potpisuju internim elektroničkim potpisom, a dokumenti za koje to traži propis ili druga strana kvalificiranim, rješava to pitanje jednom za sve projekte. Ako računi uz to dobivaju likvidaturni pečat, isti se postupak može provoditi bez ispisa. Paketi i cijene su na stranici cijene.