Likvidaturni pečat: koji podaci idu na pečat i kako ga primijeniti na PDF

Objavljeno 22. 9. 2026.

Likvidaturni pečat, često zvan i pečat za likvidaciju računa, okvir je s poljima koji se otiskuje na ulazni račun. U njega se upisuje pod kojim je brojem račun zaprimljen, kojem projektu pripada i tko ga je provjerio i odobrio. Pečat je najvidljiviji trag likvidacije računa: revizor ili donator iz njega odmah vidi da račun nije plaćen bez kontrole.

Čemu služi likvidaturni pečat

Pečat povezuje račun s internim postupkom. Sam račun govori što je kupljeno i koliko košta. Pečat dodaje ono što zna samo organizacija: za koji je projekt trošak nastao, iz kojeg se izvora plaća i tko je za njega odgovoran. Kad se računi kasnije pregledavaju, pri pravdanju troškova projekta ili pri reviziji, sve je na jednom mjestu i ne treba tražiti dodatne evidencije.

Propisi ne određuju izgled pečata. Polja i raspored određuje organizacija, najbolje u dogovoru s računovodstvom i uzimajući u obzir što traže donatori.

Koji podaci idu na pečat

Većina likvidaturnih pečata sadrži tri skupine podataka.

Podaci o evidenciji

Urudžbeni broj, odnosno broj pod kojim je račun upisan u evidenciju primljenih računa, i datum primitka. Urudžbeni broj omogućuje da se svaki račun jednoznačno pronađe i da se vidi je li neki račun preskočen ili upisan dvaput.

Podaci o projektu i izvoru financiranja

Naziv ili šifra projekta i donator, odnosno izvor financiranja. Neke organizacije dodaju i stavku proračuna na koju se trošak odnosi. Ovi podaci posebno su važni kad organizacija istodobno vodi više projekata: jasna oznaka na računu smanjuje rizik da se isti trošak greškom prikaže kod dva donatora.

Potvrde i odobrenja

Polja za osobe koje su račun provjerile i odobrile, s imenom, datumom i potpisom. Najčešće su to dva odvojena polja: odobrenje troška, kojim se potvrđuje da je trošak opravdan i pripada projektu, i odobrenje isplate, kojim ovlaštena osoba dopušta plaćanje. Tko što potpisuje, opisujemo u vodiču odobravanje projektnih troškova u udruzi.

Primjer rasporeda polja

Što ne stavljati na pečat

Polja koja nitko ne ispunjava samo zauzimaju prostor i s vremenom stvaraju dojam nedovršenog postupka. Ako neki podatak postoji samo zato što je bio na starom gumenom pečatu, a danas ga ne koristi ni računovodstvo ni donator, izbacite ga.

Kako primijeniti pečat na PDF

Većina računa danas stiže e-poštom kao PDF. Pečat se na njih može staviti na tri načina, a razlikuju se po tome koliko je lako utvrditi tko je i kada odobrio račun.

Ispis, pečat i skeniranje

Račun se ispiše, otisne se gumeni pečat, polja se ispune rukom, a papir se skenira i vrati u PDF. Postupak je poznat, ali spor. Sken je slabije čitljiv od izvornika, a datum pojedinog potpisa vidi se samo ako ga je potpisnik sam upisao.

Slika pečata zalijepljena u PDF

Slika pečata i potpisa umetne se u PDF alatom za uređivanje. Brže je od skeniranja, ali slika ne dokazuje ništa: svatko tko ima datoteku sa slikom potpisa može je staviti na bilo koji dokument, a nigdje ne ostaje zapis tko je to učinio.

Pečat koji stavlja sustav

Pečat se generira iz podataka koji su već upisani u sustav: projekt, donator i urudžbeni broj, a svako odobrenje zapisuje se u sustavu umjesto da postoji samo kao slika potpisa. U Likvidiraju račun dobiva likvidaturni pečat s projektom, donatorom i automatskim urudžbenim brojem, trošak i isplatu zasebno odobravaju imenovane osobe, a svako odobrenje bilježi se s imenom i vremenom. Pečatirani PDF preuzimate za vlastitu arhivu i dostavu računovodstvu, sve u pregledniku i bez instalacije.

Na što paziti

• Pečat stavite na prazan dio stranice, tako da ne prekriva iznose, datume ni podatke o izdavatelju.
• Koristite isti raspored polja za sve projekte, da računovodstvo uvijek zna gdje što traži.
• Čuvajte pečatirani PDF zajedno s dokazom o plaćanju, jer ih donator pri pravdanju troškova obično traži zajedno.
• Ako potpisujete i druge dokumente, poput ugovora ili izvještaja, provjerite koji je potpis za njih dovoljan: vidi interni ili kvalificirani elektronički potpis.

Broj računa koje mjesečno pečatirate i broj projekata koje istodobno vodite najbolje pokazuju koji paket vam odgovara; pregled je na stranici cijene.