Likvidacija računa: što je, tko je radi i kako je dokumentirati

Objavljeno 22. 9. 2026.

Svaki ulazni račun prije knjiženja i plaćanja treba proći provjeru: je li ispravno izdan, je li iznos točan i je li organizacija doista dobila ono što plaća. Taj postupak zove se likvidacija računa ili likvidatura. U udrugama i drugim neprofitnim organizacijama koje vode projekte likvidacija ima i dodatnu ulogu: ona je prvi dokaz donatoru da je trošak provjeren i odobren prije nego što je novac isplaćen.

Što je likvidacija računa

Likvidacija računa je interni kontrolni korak kojim odgovorne osobe potvrđuju da je račun ispravan i da ga treba platiti. Propisi o računovodstvu traže da knjigovodstvene isprave budu vjerodostojne, a način na koji to organizacija provjerava i dokumentira u pravilu uređuje sama, svojim internim aktima. Zato izgled i redoslijed likvidature nisu svugdje isti, ali se sadržaj provjere u praksi svodi na tri dijela.

Formalna provjera

Provjerava se sadrži li račun sve potrebne podatke: naziv i OIB izdavatelja i primatelja, broj i datum računa, opis robe ili usluge, količine, cijene i iznos poreza. Račun izdan na pogrešnog primatelja ili bez obveznih podataka vraća se izdavatelju prije bilo kakvog daljnjeg postupka.

Računska provjera

Provjerava se jesu li iznosi točno izračunati: umnošci količina i cijena, popusti, porez i ukupni iznos. Ako račun proizlazi iz ponude ili ugovora, uspoređuje se i s dogovorenim cijenama.

Sadržajna provjera

Najvažniji dio: je li roba doista isporučena ili usluga obavljena, u količini i kvaliteti koja je naručena. Tu potvrdu može dati samo osoba koja zna što je naručeno i što je primljeno, najčešće voditelj projekta ili osoba koja je robu ili uslugu naručila. Za projektne troškove provjerava se i pripada li trošak projektu te je li predviđen u odobrenom proračunu.

Tko radi likvidaciju

Likvidacija nije posao jedne osobe. Dobra praksa unutarnje kontrole razdvaja uloge, tako da nitko ne odobrava sam sebi. U tipičnoj udruzi uloge izgledaju ovako:

• osoba koja je naručila robu ili uslugu, ili voditelj projekta, potvrđuje da je isporuka obavljena i da trošak pripada projektu;
• osoba ovlaštena za odobravanje troškova potvrđuje da je trošak opravdan i u okviru proračuna;
• osoba ovlaštena za raspolaganje sredstvima odobrava isplatu;
• računovodstvo, interno ili vanjski knjigovodstveni servis, knjiži račun i provodi plaćanje prema odobrenju.

Tko ima koju ovlast, određuje organizacija, obično statutom, pravilnikom o financijskom poslovanju ili odlukom osobe ovlaštene za zastupanje. Ako je ovlast prenesena, dobro je da postoji pisana odluka. Kako uloge razdvojiti kad projekt financira donator, opisujemo u vodiču odobravanje projektnih troškova u udruzi.

Kako dokumentirati likvidaciju

Provjera koja nije zapisana, za revizora i donatora kao da nije obavljena. Zapis o likvidaciji treba odgovoriti na nekoliko pitanja:

1. pod kojim je brojem račun evidentiran pri primitku (urudžbeni broj);
2. kojem projektu i kojem izvoru financiranja trošak pripada;
3. tko je potvrdio trošak i kada;
4. tko je odobrio isplatu i kada.

Tradicionalno se ti podaci upisuju u likvidaturni pečat otisnut na papirnatom računu, uz vlastoručne potpise. Koja polja pečat treba imati i kako ga primijeniti na račun koji stiže kao PDF, opisujemo u vodiču likvidaturni pečat.

Papirnati postupak i njegove slabosti

Kad računi stižu e-poštom kao PDF, papirnati postupak znači ispis, pečatiranje, potpisivanje, skeniranje i ponovno slanje. Osim gubitka vremena, u takvom postupku lako se izgubi redoslijed: iz skena se ne vidi kada je tko potpisao, a račun koji čeka potpis osobe na terenu može danima stajati u ladici.

Elektronički postupak

U elektroničkom postupku račun ostaje PDF od primitka do arhive. Pečat s podacima stavlja se izravno na dokument, a svako odobrenje bilježi se s imenom osobe i vremenom. U Likvidiraju, primjerice, račun dobiva likvidaturni pečat s projektom, donatorom i automatskim urudžbenim brojem, a imenovane osobe zasebno odobravaju trošak i isplatu. Revizijski zapis može se izvesti u PDF ili CSV, a odobreni računi preuzeti za vlastitu arhivu i dostavu računovodstvu.

Ako odobrenja potpisuju osobe koje nisu u istom uredu, pitanje je i koji je elektronički potpis dovoljan. O tome više u vodiču interni ili kvalificirani elektronički potpis.

Česte pogreške pri likvidaciji

• Račun se plati prije nego što je sadržajno potvrđen, a potvrda se dopisuje naknadno.
• Ista osoba potvrđuje isporuku i odobrava isplatu, a to nigdje nije zapisano kao iznimka.
• Na računu nije naznačen projekt, pa se isti trošak može greškom prikazati kod dva donatora.
• Potpis postoji, ali se ne zna čiji je i kada je stavljen.
• Izvorni PDF i potpisani sken čuvaju se na različitim mjestima, pa se ne zna koja je verzija konačna.

Likvidacija i računovodstvo

Likvidacija ne zamjenjuje knjiženje. Ona prethodi knjiženju i plaćanju i daje računovodstvu jasnu informaciju što je odobreno. Računovodstveni program i dalje vodi poslovne knjige, a likvidacija osigurava da u njih ulaze samo provjereni računi. Ako vodite više projekata, pogledajte i cijene paketa prema broju dokumenata i aktivnih projekata.